I TOOL DI MICROSOFT OFFICE 365 – L’ORGANIZZAZIONE DI SHAREPOINT

I TOOL DI MICROSOFT OFFICE 365 – L’ORGANIZZAZIONE DI SHAREPOINT

 In Informatica

SHAREPOINT, IL TOOL ORGANIZZATO DI MICROSOFT OFFICE 365

Quest’oggi, proseguendo nella presentazione dei tool di Microsoft Office 365, incontriamo un applicativo in linea di massima poco noto ma molto utile, soprattutto al mondo business, SharePoint.

SharePoint è una piattaforma software di Content Management System (CMS) ovvero un programma che permette la creazione e distribuzione di siti web, generalmente in una rete privata (intranet), ma che possono anche essere distribuiti sulla rete internet, divenendo classici siti web a tutti gli effetti.

SharePoint è la massima espressione della cooperazione nel lavoro e della condivisione di informazioni, è un tool indispensabile per le aziende che vogliono restare al passo con i tempi e la digitalizzazione ed è ottimo per strutturare progetti che coinvolgono più aziende o progetti duraturi caratterizzati da una grossa mole di dati.

Inoltre, come ogni tool Microsoft è perfettamente integrato e sinergico con gli altri applicativi della famiglia Office 365, un esempio molto lampante e dall’indiscutibile utilità è la possibilità di creare calendari sincronizzati con Outlook.

SharePoint – come funziona?

Con share point si possono realizzare dei veri e propri siti – come già accennato – questi possono essere consultati da chiunque tramite le linea internet o si può limitare l’accesso ai determinati membri di una rete privata (ad esempio rete intranet aziendale). Lo scopo ultimo è quello di condividere documenti ed informazioni in vario modo. Tra le funzioni di maggior rilievo vi sono:

  • La condivisione dei calendari e contatti
  • La possibilità di caricare e scaricare file di vario tipo e di lavorare in sincrono su questi
  • Gestione degli accessi ai file e alle varie pagine
  • Cronologia delle modifiche e backup dei file
  • Creazione di un social network aziendale
  • Automazione di processi aziendali
  • Realizzazione di un sito aziendale pubblico (per internet)

SharePoint, inoltre, è installata direttamente sul server di riferimento o sul cloud quindi tutti gli utenti vi possono accedere tramite il browser da ogni dispositivo connesso alla rete internet senza bisogno di installare applicazioni, launcher o altro.

Per accedere a SharePoint sono necessarie delle credenziali: nome utente e password, che permettono di distinguere i vari utenti e di far accedere questi solo alle aree di loro competenza/interesse.

SharePoint – non solo per le imprese

L’applicativo SharePoint permette quini di strutturare e gestire al meglio la propria linea intranet aziendale, andando ad esaltarne al massimo le potenzialità tramite la creazione di siti e la condivisione in essi di dati e file ma ciò non significa che sia un applicativo utilizzabile esclusivamente dalle aziende. SharePoint risulta essere utile anche in numerosi altri contesti, il fatto che possa essere utilizzato anche attraverso cloud lo rende accessibile praticamente a chiunque. Mentre le sue caratteristiche organizzative possono tornare utili in contesti quali l’organizzazione di eventi, dello studio in ambito universitario, l’organizzazione di documenti personali, ecc…

SharePoint Online e SharePoint Server

È doveroso, in conclusione, fare una distinzione tra SharePoint Online e SharePoint Server, perché sebbene svolgano le stesse funzioni, lo fanno con una struttura di base molto diversa e a seconda dei casi può risultare ottimale l’impiego dell’uno o dell’altro.

SharePoint Online è un servizio per l’appunto, online che lavora tramite i server Microsoft e viene gestito da quest’ultima.

SharePoint Server invece è un software da acquistare e installare su un server.

Può sembrare una piccolezza ma il possesso di un server fisico, come abbiamo visto nell’articolo dedicato a OneDrive, non è cosa da poco! (vi lasciamo qui il link all’articolo dedicato a OneDrive).

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